Certenza vs Excel, SharePoint y Google Drive para gestionar el cumplimiento
Muchas empresas arrancan su camino a ISO 27001, SOC 2, PCI DSS, ISO 9001 o cualquier otro estándar con una planilla de controles y una carpeta compartida para la evidencia. Funciona al principio. El problema aparece cuando hay que sostenerlo durante años, con varias personas, varios estándares y auditorías todos los años.
¿Se puede gestionar el cumplimiento con Excel o Drive?
Sí. Ningún estándar exige una herramienta en particular: ni ISO 27001, ni SOC 2, ni PCI DSS, ni las normas de calidad, ambiente o seguridad laboral. El auditor revisa tus controles y tu evidencia, no dónde los guardaste. Una planilla bien armada y una estructura de carpetas ordenada pueden alcanzar para un primer estándar con un alcance chico.
La pregunta no es si se puede, sino cuánto cuesta en horas, en errores y en riesgo cuando el programa crece.
Cuántas horas se van en gestionar el cumplimiento a mano
Las planillas y las carpetas compartidas no tienen costo de licencia, pero sí de tiempo. Las encuestas más recientes muestran cuánto:
Más de 11 semanas laborales al año dedican las empresas a tareas manuales de cumplimiento de seguridad.
State of Trust 2024, Sapio Research
El 54% de las organizaciones dedica más de 5 horas por semana a tareas manuales de cumplimiento, y en promedio solo el 39% de la recopilación de evidencia está automatizado.
Swimlane, 2025
8 días laborales lleva en promedio preparar cada pedido de auditoría, en organizaciones que enfrentan unas 28 auditorías internas y externas por año.
Panaseer, 2026
El 62% reconoce que su proceso de recopilación de evidencia es propenso a errores.
Swimlane, 2025
Ese tiempo no lo pone una sola persona. Se reparte entre tecnología, seguridad, recursos humanos, legales y cada responsable de control, que dejan su trabajo habitual para juntar capturas, actualizar planillas y responder pedidos de auditores y clientes. Y crece con cada estándar que se suma.
Lo que no se ve cuando gestionás el cumplimiento a mano
Excel, SharePoint y Drive ya los pagás. El costo real está en el trabajo que hay que hacer alrededor.
Evidencia que se junta a mano. Capturas de pantalla, exportaciones y archivos que alguien tiene que generar, nombrar y subir antes de cada auditoría.
Planillas que se desactualizan. Un control cambia de responsable o una política vence, y nadie actualiza la fila.
Vencimientos que dependen de la memoria. Revisiones de accesos, auditorías internas, capacitaciones y escaneos sin recordatorios ni seguimiento.
Un estándar nuevo es empezar de nuevo. Si un cliente te pide un segundo estándar, como SOC 2, ISO 27701, ISO 42001 o PCI DSS, hay que rearmar la planilla y mapear los controles a mano.
Cada auditoría vuelve a empezar la búsqueda. Las certificaciones ISO tienen auditorías de seguimiento todos los años, SOC 2 se renueva con cada período y PCI DSS se valida anualmente.
Conocimiento concentrado en una persona. Si quien armó la planilla se va, el programa queda en pausa.
Respuestas lentas a los clientes. Cada cuestionario de seguridad se responde copiando y pegando desde distintos archivos.
Hasta un 80% menos de trabajo manual con Certenza
Certenza automatiza las tareas que más horas consumen cuando el cumplimiento se gestiona a mano.
Dónde se ahorra el tiempo:
Evidencia: se recopila sola desde tus integraciones, en lugar de capturas y exportaciones antes de cada auditoría.
Políticas: el generador con IA arma la base en minutos, adaptada a tu operación y a cada estándar.
Varios estándares: las evidencias, políticas y procedimientos se reutilizan entre marcos, sin rearmar la planilla.
Seguimiento: cada control tiene un responsable, y los paneles de monitoreo muestran qué está al día sin revisar fila por fila.
Riesgos: los flujos de evaluación de riesgos reemplazan la matriz que se actualiza a mano.
Clientes: el Trust Center evita armar un archivo nuevo para cada revisión de seguridad.
Ejemplo ilustrativo: si tu equipo dedica 11 semanas al año al cumplimiento manual, unas 440 horas, reducir ese trabajo un 80% libera más de 350 horas: casi 9 semanas laborales al año para trabajo que suma valor.
El ahorro real depende del punto de partida, de la cantidad de estándares y de las integraciones disponibles.
Certenza vs Excel, SharePoint y Google Drive
| Certenza | Excel | SharePoint | Google Drive | |
|---|---|---|---|---|
| Controles de cada estándar listos | Sí, traducidos de cada norma | No, hay que armarlos | No, hay que armarlos | No, hay que armarlos |
| Recopilación de evidencia | Automática desde tus integraciones | Manual | Manual | Manual |
| Responsables y seguimiento por control | Sí, con estado en tiempo real | Una columna en la planilla | Con listas y flujos que hay que configurar | Manual |
| Recordatorios de vencimientos | Sí | No | Configurable con Power Automate | No nativo |
| Políticas | Generador con IA | Plantillas propias | Plantillas propias | Plantillas propias |
| Historial de versiones | Sí | Limitado | Sí | Sí |
| Varios estándares con controles compartidos | Sí | Mapeo manual | Mapeo manual | Mapeo manual |
| Monitoreo continuo | Paneles en tiempo real | No | No | No |
| Evaluación de riesgos | Flujos de trabajo incluidos | Matriz manual | Matriz manual | Matriz manual |
| Compartir con clientes y auditores | Trust Center | Enviar archivos | Permisos por carpeta | Permisos por carpeta |
| Costo | Cotización según tu alcance | Incluido en Microsoft 365 | Incluido en Microsoft 365 | Incluido en Google Workspace |
SharePoint permite automatizar recordatorios y flujos con Power Automate, pero hay que diseñarlos, mantenerlos y adaptarlos a cada estándar.
Aclaración importante: ninguna herramienta certifica. Las certificaciones las emite un organismo acreditado. Lo que cambia es cuánto trabajo te lleva llegar preparado y mantenerte así.
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